Modul GuestManager

Innovatives Teilnehmermanagement-Tool

Das Modul GuestManager von altares gehört zu den führenden Teilnehmermanagement-Tools im deutschsprachigen Raum. Es erleichtert die Planung und Durchführung Ihrer Veranstaltung, das Teilnehmer- und Einladungsmanagement sowie ggf. sogar Ticketing. Durch die Automatisierung wesentlicher Schritte lassen sich Events professionell steuern sowie die Verwaltung der Gäste und die Zuteilung von Einladungen effizient organisieren.

Als altares-Symphony-Modul ist das Gästemanagement von jedem Rechner mit Internetanschluss aus rund um die Uhr nutzbar und kann daher auch in örtlich verteilten Teams – natürlich auch direkt am Veranstaltungsort – genutzt werden. Eine ausgeklügelte Rechtestruktur erlaubt die Zuweisung verschiedener Nutzerrechte, sodass einzelne Nutzer bzw. Nutzergruppen nur auf bestimmte Daten Zugriff erhalten.

Über ein personalisiertes Gästeportal können die Teilnehmer vor, während und nach der Veranstaltung mit maßgeschneiderten Informationen bedient werden.

Das Modul GuestManager ist in einer Standard- und einer Pro-Version verfügbar. Darüber hinaus bieten wir den GuestManager auch als Stand-alone-Lösung an.

Features auf einen Blick

  • Einfache, personalisierte Gästekommunikation
    Erstellen Sie ganz einfach die personalisierte Gästekommunikation wie z. B. Save-the-date, Einladung, Reminder und Infomailing und hinterlegen Vorlagen für die automatisierten Mailings (Zu- und Absagebestätigung) im CD Ihres Unternehmens
  • Gästeportal als Rückkanal
    Stellen Sie per Drag-and-drop ein individualisiertes Gästeportal zur Information und vor allem als Rückkanal für die Zu- oder Absagen, Überprüfung und Vervollständigung der Daten, Abfrage von Zusatz- oder Reiseinformationen, Hotelwünsche etc. zusammen.
    Neben einem Zugang zum Portal für geladene Gäste kann auch eine offene Registrierung ermöglicht werden. Neue Registrierungen können vom Orgateam einzeln freigegeben/zugelassen werden, z. B. auf Basis des Presseausweises, den der Journalist im Portal hochgeladen hat.
  • Automatische Überwachung des Gästestatus
    Der GuestManager bietet Ihnen immer ad-hoc den aktuellen Status des Gastes und die gesamten Statuslisten (Zusagen/Absagen/keine Rückmeldung), Hotel- und Roominglisten, An- und Abreiseisten, Shuttlelisten auf Knopfdruck auf dem Bildschirm.
  • Einfache Erstellung von Gästelisten, Statistiken und Reportings
    Alle Listen können schnell und einfach auch im Excel-Format exportiert werden. Über die CRM-Funktionen stehen Ihnen auch veranstaltungsübergreifende Reportings und historische Daten zur Verfügung.
  • Drucktools
    Für die Produktion von Barcodes, Badges und Namensschildern, Tischkarten, etc. stehen Ihnen automatisierte Drucktools zur Verfügung.
  • Erweiterungen für komplexe Events modular zuschaltbar
    Für Veranstaltungen mit komplexeren Anforderungen können weitere Funktionen zugeschaltet werden. Neben einem umfangreichem, grafischen Seatingtool stehen u. a. auch ein vollintegriertes Hotel-, Reise- und Transfermanagement sowie Koordinationstools für Charterflüge zur Verfügung.
  • Vor-Ort Akkreditierung
    Für die effiziente Erfassung/Check-in der Gäste am Veranstaltungsort steht ein autarkes, barcode- und RFID-fähiges Check-in System zur Verfügung.
  • Arbeiten in verteilten Teams und am Veranstaltungsort
    Durch die Möglichkeit, den GuestManager von jedem Rechner aus zu nutzen und einen gleichzeitigen Zugang für alle Teammitglieder und ggf. Dienstleister zu ermöglichen, ist die Einbindung von Hotlines oder Call Center jederzeit möglich.
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» Factsheet Modul GuestManager (PDF, 2,3 MB)

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